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Comment optimiser les coûts de déplacement professionnel?

Pour les petites, les moyennes et les grandes entreprises françaises, les frais de déplacement professionnel représentent une part importante du budget. Ces coûts peuvent être astronomiques s’ils sont mal gérés par l’entrepreneur ou ses collaborateurs. Savoir optimiser les coûts de déplacement professionnel est donc un enjeu de taille pour le travel planner ou l’employeur. Quelques astuces toutes simples peuvent permettre d’économiser facilement sur le budget lié aux voyages d’affaires. Ces points clés concernent autant ce qui peut se passer avant un déplacement, que pendant ou après celui-ci.

Optimiser la préparation d’un déplacement professionnel

– Définir les règles :

La première étape essentielle de l’entreprise qui souhaite faire une gestion des déplacements professionnels de ses collaborateurs est la mise en place d’une politique de voyages claire. Ce travail peut sembler difficile, mais il s’agit d’une base essentielle pour limiter les coûts. Il permettra à chaque collaborateur de connaître les dépenses qu’il peut faire et celles qu’il ne peut pas faire lors de son déplacement. Bien sûr, cette politique devra être adaptée à la taille de l’entreprise, aux destinations des voyages d’affaires, aux besoins des collaborateurs et aux risques encourus. La mise en place de cette politique passera peut-être par des contrats d’assurance supplémentaire et par l’établissement d’une charte d’engagement pour les collaborateurs.

 – Trouver les meilleurs prix :

Une fois que les consignes ont été clairement établies, il est important que l’entreprise se renseigne suffisamment à l’avance pour bénéficier des meilleurs tarifs. Il faudra peut-être faire marcher la concurrence, comparer différentes offres ou rechercher des partenaires pour trouver les prix les plus intéressants. Cette étape est indispensable, surtout si les déplacements professionnels des collaborateurs vont être réguliers. Devenir partenaire d’une agence de voyages, d’une plateforme de réservation, d’une chaîne d’hôtellerie ou de restauration peut être un excellent moyen d’économiser de l’argent au cours d’un voyage d’affaires.

– Établir son budget :

C’est l’une des dernières étapes à effectuer en amont d’un déplacement professionnel. Pour pouvoir bien gérer le budget de l’entreprise sur le long terme et optimiser les coûts de déplacement, il est nécessaire de dédier une partie du budget aux voyages d’affaires. L’établissement d’un budget précis permettra de garder le contrôle des dépenses du collaborateur et de connaître avec précision le coût d’un déplacement professionnel.

Bien gérer le déplacement professionnel

– Choisir une solution de paiement adaptée :

Selon la durée du déplacement professionnel, sa destination ou sa fréquence, plusieurs solutions de paiement existent. Pour pouvoir bien gérer les coûts liés aux voyages d’affaires, il est important de choisir une solution qui permet de les contrôler et de leur fixer une limite. De nombreuses banques ou agences de voyages et de location proposent des cartes de paiement virtuelles ou matérielles qui permettent de fixer un montant qui ne pourra pas être dépassé par le collaborateur. De plus, centraliser tous les frais sur une seule carte de paiement permet au collaborateur de mieux gérer ses coûts de déplacement dans la limite de la charte établie.

 – Centraliser les frais :

Regrouper tous les frais de déplacement sur une seule et même facture permet d’avoir une vision générale des frais de déplacement professionnel. Les coûts sont ainsi plus facilement maîtrisables, contrôlables et justifiables.

 – Utiliser les bons outils :

De nombreux logiciels permettent de bien gérer les frais de déplacement en temps réel. Pour garder la main sur les dépenses du collaborateur et les optimiser durant le voyage d’affaires, il peut être pratique d’utiliser les reportings de dépenses en ligne. Le budget peut ainsi être intégralement maîtrisé par l’employeur au cours du déplacement professionnel. L’employeur pourra suivre en direct les coûts engendrés par le collaborateur et s’assurer du respect des consignes pour optimiser ses frais. Économiser après un déplacement professionnel

– Bien gérer les notes de frais :

Il est toujours possible d’optimiser les frais d’un voyage d’affaires après qu’il ait eu lieu. De nombreux outils permettent de gérer les notes de frais de manière efficace et ainsi de gagner du temps. La gestion des notes de frais permet également de récupérer une partie de la TVA et de la TVS. En effet, certaines dépenses liées aux voyages d’affaires permettent de récupérer une partie du montant de la TVA ou TVS. Dans tous les cas, une bonne traçabilité des déplacements et des dépenses réalisées permet toujours d’optimiser les coûts et de sensibiliser les collaborateurs.

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