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L’enjeu de la dématérialisation de vos documents

Le terme dématérialisation désigne la production au format numérique d’un document à partir d’un système d’information. Par exemple, une facture PDF est générée automatiquement par un ERP comptable ou un bulletin de paye par un SIRH (système d’information ressources humaines). Produits à l’aide d’un logiciel spécifique, les documents sont facilement accessibles et exploitables par vos employés. Bénéficiant d’un contexte réglementaire très favorable (Loi El Khomri, Loi Macron…), la dématérialisation de documents constitue un véritable enjeu pour les entreprises. Dans cet article, nous vous présentons tous les avantages que présente la transformation de supports d’informations matériels en fichiers informatiques.

La gestion de documents : un élément clé dans le succès d’une entreprise

Dans un marché concurrentiel, offrir aux clients un service de qualité en temps réel est un enjeu majeur : la réactivité fait partie des éléments clés pour se démarquer. Pour trouver un document papier au milieu d’une pile de dossiers, un collaborateur prend en moyenne 18 minutes. Au total, les employés en viennent à consacrer entre 20 et 40 % de leur temps de travail à rechercher des supports papier : cette situation va à l’encontre d’une organisation efficace et rentable de l’entreprise et, d’année en année, le volume de documents à gérer ne cesse d’augmenter. Pour y remédier, de plus en plus de société optent pour la dématérialisation de documents. Simple, efficace et rentable, la transition numérique permet d’obtenir des bénéfices concrets. Engendrant un véritable changement dans le fonctionnement de vos processus, elle optimise l’ensemble de votre organisation documentaire et contribue à améliorer l’image de marque de l’entreprise auprès des clients et des acteurs externes.

Factures, bons de livraison, fiches de paie, relevés bancaires, bons de commandes … tous les documents peuvent être dématérialisés.

Cette solution s’adresse à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et le volume des documents à traiter. Avec Locarchives, vous bénéficiez d’une solution sur-mesure, adaptée à vos besoins.

Les bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation de documents

Des économies significatives

En optant pour le format numérique, vous permettez à votre entreprise de réaliser des économies importantes. L’impression papier génère un coût annuel non négligeable, auquel s’ajoute le prix de la mise sous pli et de l’affranchissement.

Grâce à l’automatisation de tous ces processus, le travail collaboratif et la mobilité sont largement favorisés, ce qui permet de gagner en temps et en fluidité, d’être plus efficace en toute sécurité.

Un gain de temps pour vos employés

Avec la dématérialisation, vos factures et autres documents sont transmis en quelques clics aux clients et aux fournisseurs, évitant à vos employés toutes les tâches administratives liées à l’envoi, de la mise sous pli au dépôt à la poste.

Une automatisation des processus

Libérés des tâches récurrentes et répétitives, vos collaborateurs peuvent se consacrer pleinement à des travaux plus intéressants pour eux et pour l’entreprise. Une fois mis en place, le processus d’automatisation offre un réel gain de temps à vos employés. Envoyer des factures et suivre leur réception et leur ouverture se fait instantanément. Le logiciel avertit en temps réel chaque opérateur lorsqu’un document nécessite une intervention. Comptabilité, finance, gestion des achats ou des ressources humaines sont autant de processus qui se retrouvent simplifiés.

Une optimisation de votre espace de travail

Fini les piles de papiers qui trainent sur le bureau ! On estime qu’une facture ou un bon de commande est disponible en 5 exemplaires circulant dans les différents services d’une entreprise. En archivant vos dossiers sous format numérique, vous vous libérez d’une quantité impressionnante de documents. Opter pour ce processus, avec les nouveaux fichiers entrants et sortants, vous offre un espace de travail supplémentaire au quotidien.

Des risques de perte réduits

Qui n’a jamais passé de longues minutes à chercher un document papier ? Une entreprise génère un flux important de paperasse chaque jour. La dématérialisation permet de centraliser l’ensemble des documents dans une base de données unique pour les retrouver aisément et les exploiter immédiatement. Stockés selon des règles précises, ils sont facilement accessibles et consultables par vos collaborateurs.

En cas d’incendie ou autres catastrophes pouvant détruire vos locaux, vous ne perdez rien puisque tout est conservé dans une base de données accessible depuis n’importe quel poste.

Un partage aisé des documents

Disponibles pour vos équipes, en fonction des droits qui leur sont accordés, les dossiers peuvent être annotés et transférés directement à un autre collaborateur en interne ou un prestataire externe. La circulation des informations se fait en toute fluidité. Vous y gagnez en efficacité, ce qui satisfait non seulement vos employés mais aussi vos clients.

Un gage de sécurité

Vous définissez-vous-même les règles de confidentialité afin de savoir qui peut consulter, annoter ou valider le document. En regroupant l’ensemble des fichiers dans une base centralisée, vous vous assurez de la traçabilité des opérations et gardez un contrôle permanent sur les actions effectuées.

Moderniser votre entreprise

A l’heure actuelle, la plupart des entreprises optent pour la dématérialisation. Adoptée depuis de nombreuses années par le secteur de la grande distribution, elle présente un intérêt non négligeable pour les sociétés générant un flux important de factures, contrats, fiches de paye… au quotidien.

Outre ses bénéfices pour votre entreprise elle-même, la dématérialisation permet de véhiculer une image moderne, positive et dynamique de votre société. Celle-ci se répercute en interne mais également auprès de vos clients, partenaires et collaborateurs externes.

La dématérialisation avec Locarchives

Gagnez en efficacité au quotidien en faisant appel à Locarchives pour la dématérialisation de vos documents. Notre plateforme vous guide dans les différentes étapes du processus et vous offre des moyens techniques adaptés à vos besoins et à la taille de votre entreprise. Factures clients, dossiers du personnel, bons de commande, bulletins de paie, courriers entrants et sortants… Limitez le temps passé à traiter des tâches administratives pour vous consacrer à l’essentiel. Quel que soit votre secteur d’activité, nous vous offrons des solutions sur mesure pour la digitalisation de votre entreprise.

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